Customer Service, Ydea CRM per le relazioni con i clienti
Gestire i processi tecnici e commerciali di un’azienda dovrebbe essere un’attività molto routinaria, invece spesso diventa più complessa di quanto si possa immaginare. È per questo che nascono i CRM e i Customer Service Program, due tipologie di software che dovrebbero facilitare tutte le operazioni.
Come capire se il software che stiamo valutando fa al caso nostro? Meglio un programma gratuito, o un servizio completo dotato di assistenza ed emergency line?
In questo articolo vediamo come gestire schedari, anagrafiche e contratti nel modo più semplice ed economico possibile, senza dimenticare anche le alternative free.
Indice
- Customer Service Program: da dove partire
- Software schede clienti: meglio a pagamento o free?
- Cosa include il software relazioni clienti?
- Come gestire al meglio la rete commerciale?
- Cos’è una Cloud Customer Suite?
- Perché investire in un programma di gestione relazioni clienti
- Ydea CRM, soluzione cloud completa per i dealer office
Customer Service Program: da dove partire
Nel mare magnum dei programmi per gestione clienti è sempre un po’ difficile orientarsi. Sono tanti i privati che ne beneficiano, eppure il succedersi di piattaforme nuove e sempre più performanti rischia di generare confusione, non solo per chi è agli inizi. Tra le domande più diffuse: italiano o straniero? Gratis o con gestione e assistenza garantiti? Proviamo a fare un po’ d’ordine per capire da cosa partire.
Il cosiddetto “CRM online” spesso menzionato nel settore è un software basato, appunto, su un CRM. Ovvero, su un sistema di Customer Relationship Management da cui è possibile gestire elenchi di clienti e stakeholders in vario modo, ad esempio inviando newsletter o realizzando preventivi. È proprio quest’ultima una delle loro funzionalità più interessanti. Grazie ai programmi di creazione preventivi, larga parte del lavoro viene automatizzata (si parla infatti di “software automation”). In modo simile, il Customer Service Program è in grado di gestire le interazioni con i clienti mediante attività di follow-up o di email marketing.
Nel panorama degli ultimi anni, accanto ai semplici CRM o Customer Service Program, sono nate soluzioni ibride. Si tratta di nuove suite che consentono a studi professionali e PMI di unire soluzioni base scalabili a servizi complessi con relativa assistenza, per offrire ai clienti il massimo della professionalità. Vediamo più nel dettaglio come procedere, quindi, alla scelta della Customer Suite perfetta.
Software schede clienti: meglio a pagamento o free?
La risposta è semplice: quale livello di servizio vuoi offrire ai tuoi clienti? Con le norme in vigore per il trattamento dei dati, ad esempio (il famoso GDPR del Garante per la Privacy europeo) i dati devono essere trattati sempre con autorizzazione esplicita del loro proprietario. Occorre garantire la retention dei dati non oltre un certo periodo di tempo, senza cederli a terzi (salvo autorizzazione dell’utente) e garantendo la possibilità di modificarli, aggiornarli ed eliminarli del tutto in qualsiasi momento.
Anche i dati sensibili, inoltre (es. riferimenti bancari o di pagamento) devono essere salvati all’interno di database sicuri e ben protetti da attacchi esterni, poiché chi li detiene è a sua volta responsabile di una loro perdita o diffusione indesiderata.
Quindi, anche se esistono delle soluzioni Customer Service e CRM free o freemium, creare un ambiente di lavoro sicuro per te e i tuoi clienti dovrebbe essere la priorità per evitare d’incorrere in problematiche di difficile risoluzione. Un sistema non gratuito, ma dotato di un ottimo servizio di assistenza, meglio se con operatori italiani, potrebbe in alcuni casi davvero salvare il tuo business. La differenza è tutta qui.
Cosa include il software relazioni clienti?
Per gestire le relazioni con i clienti ci si può servire di CRM, di Customer Service Program o di entrambi. Generalmente, la differenza tra CRM e Customer Service Program consiste nella destinazione d’uso e, quindi, nelle caratteristiche di ciascuno.
Il CRM, ad esempio, è ottimo per:
- Gestire le anagrafiche e le relazioni che un’azienda potrebbe intrattenere con i clienti
- Supportare attività di vendita, opportunità e workflow
- Creare campagne marketing
- Gestire contratti e assistenza
Il Customer Service Program, invece, può:
- assistere i clienti prima o dopo l’acquisto o l’utilizzo di prodotti e servizi
- risolvere problemi e reclami
- mettere in contatto gli operatori con i clienti
Come gestire al meglio la rete commerciale?
Piuttosto che puntare su costosi macchinari e software sviluppati in-house, i software per gestione contatti in cloud rappresentano la soluzione più economica e sicura. Le Customer Suite, infatti, consentono l’analisi dei dati e l’organizzazione della rete commerciale, e sono numerosi i provider che offrono soluzioni in cloud di un buon livello. Alcuni vantaggi sono, ad esempio:
- Software sempre aggiornati
- Backup esterni sempre disponibili
- Zero spese di attrezzatura e strumentazione per lo storage aziendale
Vediamo di seguito, più nel dettaglio, cos’è e come si usa invece una Customer Suite in cloud.
Cos’è una Cloud Customer Suite?
Come già spiegato, i software CRM e Customer Service si basano su sistemi di gestione (Management) delle relazioni (Relationship) con i clienti (Customer). Ovvero, gestiscono l’intero processo pre e post-vendita, dalla creazione dell’anagrafica cliente ai contratti e ticket di assistenza.
Utilizzarli in cloud significa esternalizzare le attrezzature e software che altrimenti andrebbero installate in azienda, e l’accesso è semplicissimo — spesso basta un buon browser. In questo modo, ci si può collegare in qualunque momento semplicemente inserendo i dati di accesso aziendali. L’importante è scegliere un provider affidabile e con una garanzia di assistenza di buon livello.
Perché investire in un programma di gestione relazioni clienti
Una buona Customer Suite, oltre a semplificare il lavoro e tenere al sicuro i dati, può supportarti in caso di emergenze o problemi di accesso ai dati. Quando scegli un software anagrafica clienti, non stai pagando solo per offrire un buon servizio, ma soprattutto per la tua e l’altrui tranquillità.
Ecco perché, tra i primi elementi da considerare quando valuti un software di questo tipo, devono esserci:
- Tipologia schede clienti (verifica che siano dettagliate e di facile consultazione)
- Attività di follow-up di facile configurazione
- Garanzia di assistenza
- Tipologia di assistenza offerta (lingua utilizzata, tempi di risposta ecc.)
- Facilità d’uso
- Sistema di tutela dei dati (tuoi e dei clienti)
- Tempi di ripristino dell’operatività in caso di emergenza
Se il software che stai scegliendo presenta un’offerta vantaggiosa in tutte queste variabili, allora puoi star certo che investire in questa soluzione, piuttosto che in un CRM free, sia la scelta più giusta. E se tutto questo non bastasse, un altro motivo che dovrebbe indurti a munirti della tua prossima Customer Suite è che le moderne soluzioni in cloud sono gestibili spesso anche da remoto e da qualsiasi dispositivo.
Ydea CRM, soluzione cloud completa per i dealer office
A questo punto, dopo aver effettuato una ricerca più o meno estesa, potresti esserti imbattuto in Ydea CRM come una delle soluzioni più utilizzate da professionisti e uffici commerciali. La sua Customer Suite è pensata per la creazione dilead, offerte, preventivi personalizzati di vendita e noleggio, con generazione PDF e invio tramite email.
Ydea CRM ha rilasciato, di recente, nuovi moduli molto importanti per il software:
- Sync Google Calendar: sincronizzazione con il calendario Google per ogni singolo utente
- Sync IMAP: per sincronizzare la propria casella di posta e tracciare automaticamente le email ricevute associandole ai contatti già presenti
- Oauth2.0: per integrare calendari e caselle IMAP di provider come Google e Microsoft 365
- Offerte: possibilità di importare articoli e servizi in un’offerta, direttamente tramite file Excel
- Configuratore Noleggi: nuovo configuratore di noleggi nelle offerte, per configurare anche i partner finanziari con i loro coefficienti/interessi
- Documenti Articolo: nuova tab in articoli/servizi che mostra tutti i documenti (Offerte, Ordini, DDT, Fatture) dove l’articolo/servizio è presente
- Contratti Costo Copia: possibilità di definire delle copie incluse una tantum (non periodiche)
- Griglie e Colonne: possibilità di definire quali colonne visualizzare nelle varie sezioni di Ydea e in quale ordine disporle (per utente)
- Filtri: possibilità di definire, per ogni sezione, quali filtri visualizzare sul menu di destra e in che ordine averli per utente
- Integrazione ERP Business CUBE: nuove funzionalità nell’integrazione con il software ERP (Enterprise Resource Planning).
- Forecast & Budget: per la visualizzazione nel F&B anche dei dati di fatturato, e possibilità di definire obiettivi non solo per utente ma anche per Classificazione / Famiglia / Gruppo degli articoli
In conclusione
A differenza di altri software, Ydea Cloud Customer Suite unisce un moderno CRM e un potente Customer Service destinato anche ad aprire nuove aree di mercato, offrendo una soluzione cloud di vendita e interazione con i tuoi clienti.
Per iniziare a utilizzare il software clienti e a familiarizzare con i sistemi in cloud, è possibile chiedere maggiori informazioni ai nostri professionisti e scoprire tutti i vantaggi di questa soluzione sempre aggiornata.
Non ti resta che fare il primo passo verso il successo duraturo, creando una relazione solida con i tuoi clienti.