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Funzionalità generali
GIS Paghe è un software che gestisce informazioni e strumenti per l’elaborazione buste paga, in modo semplice e intuitivo, con una consultazione facile, veloce e completa di dati storici e statistici. Grazie al menù e alle interfacce semplici ed intuitive, l’utente può consultare e ricercare informazioni con estrema semplicità. Tra e principali funzioni ricordiamo:
-Anagrafica Unica
Tutti gli applicativi del software GIS Paghe condividono la stessa anagrafica. L’informazione anagrafica (ditte, dipendenti, ecc.) viene inserita una sola volta ed è immediatamente disponibile alle singole procedure eliminando possibili ridondanze, errori e disallineamento dei dati.
– Storicizzazione dati e tabelle
Gli archivi e le tabelle del software GIS paghe sono state progettate secondo il concetto di “data di validità” per poter mantenere traccia di tutte le variazioni avvenute nel tempo consentendo all’operatore di contestualizzare automaticamente il proprio lavoro in funzione del periodo di riferimento e alla procedura, nonché gestire in maniera automatica tutti gli adempimenti che scaturiscono dalle suddette variazioni.
– Documentazione
Raggiungibile da qualsiasi punto dell’applicativo Gis Paghe, la documentazione comprende tutta l’offerta di servizi associati con istruzioni ministeriali, circolari, moduli, manuali, tabelle e note operative in vari formati (.pdf, .doc, .xls). La documentazione è costantemente aggiornata e può essere integrata dal consulente con note interne utili agli operatori. Le istruzioni operative sono storicizzate e rese disponibili in apposite cartelle. Inoltre:
- Documentazione on-line: la documentazione on-line si trova in apposite cartelle suddivise per tipologia di documenti. Il menu è organizzato per argomenti e indicizzato per data di pubblicazione;
- Vista documenti: tabelle e documenti ufficiali sono consultabili nel formato originale;
- Note studio: possibilità per lo studio di rendere disponibili ai diversi operatori documenti e file in apposite cartelle;
- Manuale on-line: il manuale operativo on-line è consultabile da ogni punto dell’applicativo con apertura del testo associato alla parte di programma da cui viene attivato. L’indice degli argomenti è organizzato per voce come il menu di programma e con funzioni di ricerca ipertestuale per parola chiave.
– Integrazione
Il software GIS Paghe è integrato con i più diffusi strumenti di office automation per consentire una semplice esportazione di tutte le informazioni. L’integrazione con Web Studio o qualsiasi soluzione di rilevazione presenze, diminuisce considerevolmente i tempi di lavoro e le possibilità di errore. L’estrazione dei dati tabellari, l’importazione dei movimenti mensili da fogli elettronici, la stampa unione in testi e formulari completano l’integrazione con gli strumenti di office automation.
– Generazione Stampe
Il software Gis Paghe consente di generare elaborati e stampe con diverse modalità di presentazione e comunicazione. Ogni elaborato/stampa, comprese le stampe degli adempimenti, può essere visualizzato in anteprima di stampa e stampato; generato in formato .pdf e archiviato o inviato via e-mail; pubblicato sul portale web del gruppo Ranocchi: Web Studio ed esportato su foglio elettronico.
– Export Parametrici
Gli export parametrici consentono al consulente di ottenere stampe ed estrazioni personalizzate di dati e informazioni contenute in GIS Paghe. L’utilizzatore è guidato sia nell’impostazione dei parametri generali che nell’indicazione delle modalità di estrazione dei dati, con filtri e condizioni. La stampa è strutturata in tre parti (testata, corpo e piede) ciascuna delle quali configurabile con le informazioni e i dati disponibili in GIS Paghe.
Elaborazioni mensili
SCADENZIARIO E DATA ENTRY
Il software paghe consente di elaborare mensilmente i dati in modo da ottenere risultati di calcolo e messa in evidenza di eventi, segnalazioni, straordinari e assenze. Le modifiche attuate nel foglio delle presenze aggiornano in tempo reale lo sviluppo del cedolino le cui voci sono visibili nell’apposita sezione.
- Calendario e import dati: il calendario consente di acquisire dati esterni per automatizzare l’imputazione delle varianti e l’inserimento degli eventi, sviluppando il cedolino senza necessità di intervento manuale;
- Input esterno da fogli elettronici delle variabili mensili;
- Gestione degli eventi con la vista dello storico: computo automatico del comporto e dei trattamenti particolari;
- Sviluppo e anteprima del cedolino: i folder del cedolino permettono di controllare lo sviluppo e la generazione delle informazioni per la compilazione della modulistica mensile e periodica. L’anteprima di stampa è richiamabile direttamente dalla gestione delle presenze, in adempimento anche della normativa del Libro Unico del Lavoro.
ELABORAZIONE CEDOLINO
GIS Paghe sintetizza gli adempimenti mensili centralizzando controlli e automatismi nell’elaborazione del cedolino. I profili orari sono definibili per settimana, mese e periodo ai vari livelli (contrattuale, aziendale, gruppo e dipendente). I folder nella gestione del cedolino permettono un controllo completo nelle operazioni di calcolo: vista delle varianti del dipendente rispetto al mese precedente, determinazione del costo aziendale del mese e del periodo con dati fiscali (F24), contributivi (DM10) ed Enti per dipendente. Tra le funzioni disponibili la gestione degli eventi che modificano il calendario lavorativo dei dipendenti, la pianificazione delle voci di cedolino e dei compensi per le collaborazioni, il controllo della situazione residuale dei ratei e la definizione degli obiettivi per il netto o il lordo concordato.
- Pianificazione: l’attività mensile può essere pianificata con il calcolo previsionale dei dipendenti da elaborare, i collaboratori vengono rilevati in base alla periodicità del compenso;
- Export dati: semplici operazioni consentono di monitorare lo stato di elaborazione di ogni dipendente con i relativi risultati esportabili direttamente in fogli elettronici;
- Scadenze e segnalazioni: in una sola vista le varianti rispetto al mese precedente e le segnalazioni di automatismi e di scadenze;
- Calendario: il calendario accoglie le varianti di orario e le causali di assenza per generare in modo automatico le voci del cedolino;
- Sviluppo e totali cedolino: sviluppo delle voci di cedolino dalla gestione presenze o pianificate tramite apposite gestioni. Dal cedolino del mese è sempre disponibile lo storico dei cedolini e delle operazioni svolte nella predisposizione.
SCADENZIARIO E CONTROLLI
GIS Paghe offre diversi strumenti per pianificare le attività dello studio e per monitorare il lavoro svolto con gli adempimenti mensili e periodici. La gestione delle elaborazioni e dello scadenziario sono alcune delle funzionalità di programmazione e di rilevazione presenti in GIS Paghe. Un programma di controllo evidenzia in qualsiasi momento lo status delle attività con l’indicazione degli estremi delle operazioni svolte (data, ora, operatore). Lo scadenziario, inoltre, rileva in modo automatico le date presenti negli archivi anagrafici e tabellari per fornire all’utente il dettaglio delle operazioni da effettuare nel mese e nel periodo.
- Scadenziario: le scadenze automatiche e quelle inserite manualmente dall’utente relative all’azienda, al dipendente (scatti di anzianità, passaggi di livello, termine contratto ecc.) o ad altri fattori (contrattuali, normativi ecc.) alimentano la gestione dello scadenziario consultabile per singolo giorno e per mese;
- Controlli del cedolino: il programma di gestione del cedolino registra le elaborazioni obbligatorie legate ai risultati dello stesso segnalando, in caso di riapertura, la necessità di rieseguire tali operazioni;
- Controllo delle elaborazioni: interrogazione delle elaborazioni mensili con la visualizzazione delle elaborazioni previste e di quelle effettuate con il tipo di operazione prodotta (stampa, e-mail, archiviazione, web) e i relativi riferimenti (utente e data);
- Controllo dei versamenti: scadenziario versamenti con l’elenco dei pagamenti per mese dettagliati fino a livello di singolo dipendente.
DATA ENTRY
GIS Paghe integra vari moduli che, attraverso specifiche autorizzazioni dello studio/azienda, consentono all’utente di fornire i movimenti mensili per l’elaborazione dei cedolini, di stampare il libro presenze e di visualizzare e stampare gli elaborati che lo studio restituisce al cliente. Con Data entry si possono consultare i dati mensili e di periodo dei costi, la situazione dei ratei e dell’inquadramento retributivo dei singoli dipendenti. E’ inoltre possibile visualizzare la scheda personale del dipendente con lo storico delle variazioni intervenute nell’attività lavorativa. I cedolini vengono forniti dallo studio in formato pdf ma sono visualizzabili attraverso un apposito programma di gestione.
- Gestione presenze del mese: inserimento delle sole varianti nel mese e delle voci di cedolino da comunicare allo studio;
- Visualizzazione cedolino: consultazione dei cedolini con la vista delle voci utilizzate e i dati di sintesi che compongono il piede;
- File stampe da studio: file forniti dallo studio in formato pdf contenente gli elaborati e le stampe richieste dall’azienda;
- Stampa brogliaccio presenze: anteprima di stampa del libro presenze;
- Visualizzazione costi: vista dei dati mensili e di periodo, i costi sono parte dei dati che lo studio restituisce all’azienda dopo le elaborazioni del mese.
Formulario e Collocamento
Gestione completa degli adempimenti con definizione delle pratiche per azienda, dipendente e studio. Le pratiche sono associate in maniera automatica in base alla tipologia del lavoratore, al settore di appartenenza e al tipo di adempimento.
Il formulario è composto da moduli, lettere e pratiche precaricate, con la possibilità di personalizzare i testi e i contenuti con ulteriori informazioni inserite. Per le stampe GIS Paghe utilizza la modulistica originale in formato .pdf, .rtf e .doc distribuita dagli uffici e dagli enti governativi.
La procedura collocamento e formulario permette la gestione delle pratiche inerenti gli obblighi aziendali verso gli istituti e verso i dipendenti:
- Collocamento ordinario: pratiche di assunzione, licenziamento, trasformazione e proroga;
- Collocamento obbligatorio: pratiche per le categorie protette e disabili;
- Stampa dei vari modelli “UNIFICATO”, lettere di assunzione, lettere di contratto, informativa privacy, ecc.;
- Generazione file telematico (standard MINISTERIALE e SARE) per svolgere tutte le operazioni relative alle pratiche;
- Formulario azienda: pratiche inizio, trasformazione, variazione, cessazione attività;
- Formulario dipendente: pratiche di inizio, trasformazione, fine rapporto, lettere di richiamo, ecc.; stampe, personalizzabili dall’utente anche in formato .rtf e .pdf;
- Storicizzazione delle pratiche con l’interrogazione delle pratiche aperte, chiuse e sospese.
DATI LAVORATORE
L’inserimento del lavoratore dà seguito alla compilazione della pratica di assunzione. In modo automatico sono proposti i parametri del contratto associato quali il periodo di prova, il livello di inquadramento e le mansioni ad esso abbinate. I dati del dipendente sono contenuti in un’anagrafica unica dalla quale è possibile acquisire e aggiornare le informazioni.
MODELLI E AMBIENTE DI LAVORO
Ogni modello e formula di testo ha un proprio ambiente dati. I dati vengono proposti con l’inserimento della pratica per essere associati al testo. L’anteprima del modello a cui fa riferimento la pratica è composta dall’unione tra il modulo e i dati richiesti e inseriti nella gestione. Allo stesso modo la pratica viene storicizzata insieme alle informazioni contenute nell’anagrafica del dipendente o dell’azienda, da cui è possibile la consultazione.
Budget e Costi del personale
Il modulo Budget e Costi di GIS Paghe è un valido ausilio nella redazione del budget del personale previsionale, con l’analisi dei costi a consuntivo per periodi anche non coincidenti con l’anno solare. I dati contrattuali ed aziendali vengono acquisiti automaticamente dagli archivi delle paghe senza escludere la possibilità di integrazione manuale di varianti di periodo.
Il software consente l’elaborazione di simulazioni considerando i mesi già consuntivati e rilevando gli scostamenti tra i dati preventivati e quelli consolidati e una pianificazione finanziaria evidenziando la situazione di cassa.
- Gestione e stampa del preventivo di costo con inserimento di variabili mensili manualmente o mediante tabelle di varianti automatiche utilizzabili nelle simulazioni di costo; dati, quantità e importi inseribili per gruppi di costo e dettagliati nel periodo richiesto; possibilità di ipotizzare assunzioni previsionali;
- Confronto del costo preventivo con gli importi a consuntivo e rilevazione degli scostamenti per singole voci;
- Gestione e stampa della pianificazione finanziaria con dettaglio per singole voci;
- Sviluppo del costo preventivo con dettaglio dei risultati intermedi, gestione e stampa del costo consuntivo;
- Stampe parametriche ed esportazione dei dati in formato Excel / OpenOffice.
Web Studio Paghe
SEMPLICITÀ E TRASPARENZA CON LO STUDIO ON-LINE
Web Studio è la risposta alle esigenze di interscambio informativo e documentale tra gli studi di consulenza del lavoro e le proprie aziende clienti, in termini di certezza ed immodificabilità del dato, di sicurezza e velocità di trasmissione delle informazioni. Il modulo Web Studio è stato realizzato con due distinte funzionalità, aventi le seguenti caratteristiche:
WEB-PRES, PER L’INSERIMENTO DELLE PRESENZE DEI DIPENDENTI VIA WEB
L’utilizzo di questa soluzione permette all’azienda di non dover più compilare fogli presenze cartacei, in quanto le informazioni in essi contenuti (anagrafiche dei lavoratori, i profili orari ecc.) saranno sincronizzate ed aggiornate in automatico da GIS Paghe. Web-Pres storicizza i dati inseriti e permette la stampa dei cartellini presenze in formato .pdf ed .xls. Le informazioni caricate sono certificate dal sistema informativo e lo studio del consulente del lavoro dovrà soltanto verificare quanto precedentemente inserito dall’azienda, evitando di gestire la fase di caricamento dati mensile. Web-Pres consente di precaricare parametricamente voci di corpo o causali di assenza specifiche, come per esempio trasferte, rimborsi spese, ferie, permessi, malattie, maternità ecc., con la possibilità di gestire i compensi anche dei collaboratori. Web-Pres è un vero e proprio sistema web nativo, che non necessita di installazione, immediatamente fruibile mediante accesso internet protetto da password. L’azienda può decidere, inoltre, di gestire profili d’accesso in maniera selettiva per i propri dipendenti, per limitare o ampliare la visibilità e la gestione operativa sui dati dei lavoratori.
WEB FERIE, GESTIONE E PIANIFICAZIONE FERIE E PERMESSI
Gestione e Pianificazione Ferie e Permessi è il software in cloud, nell’ambito della piattaforma Web Studio, per la gestione e la pianificazione delle assenze relative alle richieste di ferie e permessi da parte del personale aziendale e delle ditte clienti dello studio di consulenza del lavoro. Tra le principali funzionalità del nuovo modulo, la gestione della procedura di richiesta e autorizzazione di ferie e permessi con notifiche automatiche via email a dipendenti e responsabili coinvolti; stampa del piano ferie aziendale, di reparto/centro di costo e per singolo dipendente; calcolo e simulazione dei prospetti dei ratei ferie/permessi maturati e goduti nei 12 mesi successivi.
WEB-DOC, PER LA PUBBLICAZIONE E CONDIVISIONE ON-LINE DEI DOCUMENTI
Web-Doc permette al Consulente del Lavoro di archiviare via web tutti gli elaborati prodotti dalla procedura GIS Paghe, con l’allocazione delle stampe suddivisa non solo per singolo lavoratore, ma anche per utenti terzi, preventivamente autorizzati alla visualizzazione e al download degli specifici documenti.
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