Rilevazione presenze dipendenti: le funzionalità di PWork
Pensi che la rilevazione presenze dipendenti sia scontata e superata, soprattutto in caso di smart working? Eppure, si tratta di un procedimento più attuale che mai, che sfrutta spesso nuove tecnologie: vediamo come può aiutare a risolvere le criticità.
Indice
- Premessa: perché parliamo ancora di rilevazione presenze dipendenti
- Rilevazione delle presenze, partiamo dalla definizione
- Perché è importante rilevare le presenze dei dipendenti
- Come rilevare la presenza del dipendente
- Tracciamento digitale
- Timbrature online e punti di forza
- App per la rilevazione presenze
Premessa: perché parliamo ancora di rilevazione presenze dipendenti
Tra le più insidiose operazioni quotidiane c’è sicuramente quella della rilevazione delle presenze dipendenti. Infatti, in fase di registrazione degli orari di entrata e uscita può sfuggire qualche dato. E anche i fogli presenze potrebbero presentare lacune.
Per evitare di svolgere la rilevazione presenze come una pratica obsoleta, è possibile ricorrere però a nuove tecnologie che facilitano i conteggi quando è il momento di calcolare la retribuzione. Vediamo insieme, più nel dettaglio, di che cosa si tratta.
Rilevazione delle presenze, partiamo dalla definizione
Per capire cos’è esattamente la rilevazione delle presenze, basti pensare che con questo termine s’intende la registrazione dell’orario di lavoro svolto da un dipendente. Generalmente viene rilevato l’orario d’inizio e fine dello svolgimento dell’attività, e talora delle pause intermedie. L’obiettivo è di avere contezza delle ore lavorate, che determinano poi retribuzione, bonus e rimborsi in busta paga.
La presenza viene registrata con la timbratura: spesso non si usano più cartellini cartacei ma piuttosto dei un marcatempo o badge, oppure delle registrazioni via smartphone. Il procedimento è lo stesso, e mira a sostituire il registro presenze di carta o il foglio presenze in Excel. Esistono poi dei veri e propri sistemi di timbratura, che rendono più precisa e automatica l’acquisizione dei dati. Per saperne di più, continua a leggere.
Perché è importante rilevare le presenze dei dipendenti
Potrebbe venire spontaneo chiedersi: “Che senso ha svolgere questa operazione?”, “Il concetto non è superato con lo smart working?”.
Eppure, registrare le presenze dei dipendenti è necessario ancora oggi per alcuni semplici motivi. Scopriamoli insieme.
1. Riportare dati corretti in busta paga
I dati sulle presenze inclusi nel calcolo della retribuzione devono corrispondere alle ore realmente lavorate. Oltre a svolgere il controllo delle presenze è possibile mostrare al dipendente un resoconto mensile, per avere una conferma prima dell’emissione delle buste paga. Altrimenti, potrebbe diventare necessario correggere il cedolino, causando disagi e dispendio di tempo. E, in caso di disaccordo, il lavoratore potrebbe presentare ricorso senza che tu abbia la possibilità di conteggiare le ore effettivamente lavorate.
2. Garantire la trasparenza
Anche in smart working, ossia in un contesto in cui luogo, orari e strumenti di lavoro sono affidati al lavoratore, la rilevazione delle presenze gioca un ruolo fondamentale.
Uscendo dagli schemi utilizzati in passato, oggi la rilevazione presenze non si limita solo alla timbratura di un cartellino. La tecnologia permette al lavoratore di confermare la propria presenza da qualunque luogo, ad esempio dal proprio device o app.
In questo modo la registrazione delle presenze diventa A) un facilitatore della comunicazione interna, perché permette di capire se colleghi e responsabili sono attivi; e B) un dato che giustifica la retribuzione.
3. Organizzare meglio il lavoro
Grazie a un sistema di rilevazione delle presenze è possibile, oltre alla rilevazione dell’orario di lavoro, effettuare la registrazione della posizione, per capire chi lavora in azienda e chi fuori sede o da remoto. Basta così una verifica di pochi secondi per monitorare la situazione.
Come rilevare la presenza del dipendente
Oggi esistono numerosi software in commercio per gestire in modo puntuale ed efficiente le operazioni di controllo sul personale. Eppure, non tutti presentano le medesime caratteristiche. Uno dei più funzionali ed apprezzati è sicuramente PWork, offerto da Ranocchi +39: si tratta di un rilevatore presenze on line dei dipendenti. Essendo in cloud al 100%, è disponibile in qualsiasi luogo e momento, sia al datore di lavoro che al dipendente, mediante qualunque browser e dispositivo.
La gestione presenze dipendenti è vitale per aziende ed Enti che basano la propria efficienza sulla corretta gestione del personale. La rilevazione presenze è infatti un’esigenza tanto per le società private che per le aziende pubbliche: trascurare il problema potrebbe, a lungo andare, influire sull’agilità del lavoro e creare addirittura intralci di tipo organizzativo e non solo.
Tracciamento digitale
Tracciare le presenze, quindi, è ancora oggi importante. Anche tenere conto delle assenze, che possono avere cause differenti, è fondamentale per predisporre eventuali controlli e conteggiare correttamente le ore di lavoro.
Adottando un software di monitoraggio delle presenze si può controllare l’effettiva presenza dei dipendenti, senza ricorrere al tracciamento manuale. Un software web-based come PWork può ridurre errori umani e tempistiche, così da dedicare tutte le energie al core business aziendale.
Inoltre, PWork presenze online riesce a includere tantissime funzionalità per la rilevazione presenze online in un unico software. È una soluzione al contempo facile e potente, con un servizio di assistenza gestito da esperti del settore. E non è finita qui: perché dovresti davvero considerarlo? Vediamo quali sono i punti di forza che lo differenziano dagli altri.
Timbrature online e punti di forza
Normalmente, i software rilevazione presenze garantiscono già servizi all’avanguardia che arginano imprecisioni e inefficienze produttive. Come abbiamo visto, le presenze web consentono alle imprese di rimanere sempre al passo con i cambiamenti a livello nazionale e internazionale. Oggi PWork incoraggia una modalità di lavoro agile, con la possibilità di gestire il foglio presenze dipendenti in modalità smart.
Alcune delle sue caratteristiche sono, ad esempio:
- Interamente web-based
- Ambiente Microsoft.Net
- Archivio dati Microsoft Sql Server
- jQuery
- Oggetti professionali DevExpress
- Gestione multi-azienda
- Import timbrature real time e offline
- Portale del dipendente (modulo opzionale A)
- Archiviazione Documentale (modulo opzionale B)
Grazie ai due moduli opzionali è possibile gestire, ad esempio, giustificativi e richieste di autorizzazioni straordinarie, cambi di fasce orarie di lavoro, eccedenze da convertire. E anche buoni pasto, turni, rimborsi, anomalie, stampe, statistiche. Insomma, tutto quello che potresti desiderare, già pronto per l’uso con l’aggiunta di apposite funzionalità opzionali. Cosa succede, però, se il lavoratore agisce in mobilità?
App per la rilevazione presenze
Rilevare le presenze del lavoratore in mobilità può essere meno complicato del previsto. Tra le app per la rilevazione presenze, ti segnaliamo che PWork-APP è uno degli strumenti più performanti che potrai trovare in circolazione. Si tratta di uno strumento che completa la suite PWork, consentendo di controllare i dipendenti in movimento. Il menu delle funzioni, personalizzabile in base a ogni singolo dipendente, la rende discreta e sempre aggiornata.
Alcune delle sue funzionalità da non perdere sono:
- Timbrature
- Lista Timbratue
- Cartellino
- Archivio
- Richieste Giustifiche
- Richiesta Auto Giustifica
Sicuramente la flessibilità del lavoro viaggia anche attraverso gli smartphone, per cui fornire ai propri dipendenti un’ app da cui registrarsi consentirà di farli sentire sempre parte del team e di velocizzare le comunicazioni interne.
Quindi, unendo la potenza della suite all’agilità dell’app, PWork diventa senza dubbio una delle soluzioni più promettenti e richieste del mercato italiano.
